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2014.11.26

Before After (都連評議員会議事録)

都連の評議員会。議長を務めると、その日だけで仕事は終わりません。
というのも、議事録を作るのが議長の仕事なんです。
評議員会運営規則には次のように定められています。

(議事録)
第15条 評議員会の議事については、法令に定めるところにより書面又は電磁的記録により次に掲げる事項を記載した議事録を作成しなければならない。
(1)~(6)略
(7)議事録の作成に係る職務を行つた者の氏名
2 議事録は、会長が保管するものとする。

(議事録の配付)
第16条 議長は役員及び評議員に対して、議事録の写し及び資料を配付して議事の経過及びその結果を遅滞なく報告するものとする。

第15条第1項第7号を読めば、「誰かが作成すればいい」のですが、結局、議長は議事録の写しを遅滞なく報告しなければならないので、責任者になる訳です。
で、議長は会議の場で、「書記」(=総務の専門員)1名と「議事録署名人」(=評議員)2名を指名します。

会議から1週間ほどで事務局から原案が出てきました。それがこれ。

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「うーーん。」とうなっちゃいます。
〇 「ですます調」と「である調」が混在している。
〇 会長の挨拶は話し言葉で詳しくて、質疑の内容は書かれずに発言者の氏名だけ。
例えば議案5の補正予算に関するオイラの発言なんて「質問」の一言で片づけられてる。確かに口調は「〇〇については、××ですか?」と訊いてる形だけど、その本質は「質問」じゃなくて「誤りの指摘」であって、これには「間違えなので修正する」っていう回答を引き出しているのに、それが書かれていない。
〇 議事に関係ない団体表彰について書かれてて、出席した、って書いてるのに「(欠席)」と書かれている。
〇 記述が尻切れトンボの項目もある。

会社でこんなレポート出したら怒られそう。
まあ、みんながボランティアだから仕方がないっちゃあ、仕方がないんだけど、形式的にもおかしいし、内容ももう少し肉付けしないとそのままでは使えない・・・。

で、議長のお仕事が始まるわけです。

質疑の項目を簡潔に記して、理事会側の説明や回答で今後につながる部分(「言質」)については明記する・・・、というのが大方針。あとは、細かい表現も含めて(評議員の名前は、初出はフルネーム、2回目以降は姓のみ等)統一し、出来る限り、公用文の用字用語に合わせる

今回は、役員選任があり、登記に議事録が必要とのことで、事務局を通じて、司法書士の意見も聴取。
「議案書の順ではなく、時系列に記すべき」「何故、役員選任したのかを明記せよ」「決議の際の欠席評議員の名前が必要」「議事録作成に関わった者の名前が必要」等。ご意見はくれるけど、修正案はあんまり出てこない。ってんで、出入りした評議員名を確認したり、他の法人の議事録を探して参照したりと、あれやこれや。

副議長さんや議事録署名人さん、そして、評議員会のご意見番さんには、逐次メールでご相談。
ようやく出来上がったのがこれ。

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評議員会で、評議員は何に関心を持ち、どのような発言をしたか(平たく言えば「サボってない」)ってことや、理事会の宿題は何であるかってことはお判りいただけるかと。
詳細は速記録をお読みいただくっということだけど。(あれ? 一般会員は閲覧できるんだっけ>速記録)

ぎりぎり、会議からひと月以内に作業完了で事務局に送付。
明日には事務局で署名捺印して、何とか初すべりまでには関係者に行きわたるかな。


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